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超千人大型開業(yè)慶典要注意些什么問題，活動執(zhí)行中如何協(xié)調(diào)各個組別。越是大型的活動出現(xiàn)意外的情況就越多，怎么有效預防？想必這些都是在活動策劃前組織活動的負責人需要注意的問題，下面做了一份超詳細的大型活動策劃方案給大家作為參考。
一、活動執(zhí)行組織架構及各組職能
1、各組職能
總經(jīng)理：負責項目的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，協(xié)調(diào)好各部門間的工作。提出項目的策略，決定策略是否實施，監(jiān)督經(jīng)費的使用狀況，監(jiān)督各項工作的進展。及時聽取各部門的意見，努力解決各部門所遇到的問題。邀請當?shù)赜新曂墓賳T以及相關人員，出面處理與各媒體之間的關系。
客戶接待組：會前邀請客戶參加活動，及時將活動的相關信息傳達至各客戶。將客戶的意見與建議搜集，統(tǒng)一整理并上交至總經(jīng)理處，做好各客戶的解釋工作，將需要客戶配合的事項以及相關促銷政策準確告知于各客戶。
媒體關系組：活動現(xiàn)場負責媒體的接待工作，不冷落記者，負責記者禮品的發(fā)放，最好后期跟蹤的工作，評估媒體的宣傳效果,維護與媒體的良好的長期工作。
動執(zhí)行組:協(xié)助策劃公司布展及相關工作的支持協(xié)助,做好活動現(xiàn)場的管理工作，根據(jù)實際情況，及時向上級匯報各項工作的進展工作。
對外聯(lián)絡組：負責當?shù)卣?、商業(yè)精英、兄弟機構以及專業(yè)協(xié)會組織、社會團體的告知、邀請、接待以及后期維護工作。
保安組：負責現(xiàn)場的巡視工作，引導車輛的通行，保管好顧客的物品以及交通工具，發(fā)生特別事故時，及時處置，冷靜操作。以免事態(tài)向不可控制方向發(fā)展。發(fā)生突發(fā)情況及時向上級報告。
緊急預案組：負責緊急預案的制定與具體實施工作。將可能發(fā)生的各類情況列出清單，上報總經(jīng)理處，加強現(xiàn)場的巡查力度，確保不發(fā)生任何隱患，在布展的過程中，應協(xié)助整個布展的過程，確保工作流順利進行。加強與110、120、119之間聯(lián)動關系的建立，確保活動當天能夠快速處置，緊急做出積極措施。
2、現(xiàn)場布展
①現(xiàn)場布展方案
②活動流程方案開業(yè)慶典活動流程時間事項序工作內(nèi)容責任人
07：30— 08：00工作人員到位
檢查確認電源及備用發(fā)電機情況，準備好各媒介的接待工作。
檢查確認會場布置及停車場，配合公安交警安全和交通指揮工作。
檢查確認嘉賓接送車輛的到位情況，并按指定位置排放好。
檢查確認簽到處、簽到用品。
檢查宣傳資料、禮品等，作好迎賓準備。
舞臺區(qū)域電源線再檢查。
安排好現(xiàn)場執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)。
禮儀小姐、主要禮儀人員銜接。
08：00—08：30禮儀人員到位
與公安、交警銜接，再次明確現(xiàn)場秩序維護方案與要點，再次明確交通路線和各車輛停放位置和細節(jié)。
與政府協(xié)助人員一起再次明確迎賓準備。
主持人與主負責人最后確認流程有無增改。
銜接音控師，背景音樂播放。
舞獅隊現(xiàn)場就位。
禮儀小姐就位：停車場、簽到臺、臨時休息區(qū)、主席臺。
攝像師到場，選景，全程采寫，直到儀式結束。
08：30—09：00暖場
舞獅隊在主會場暖場表演。
音控師播放背景音樂。
09：00—09：30迎賓
接待媒介記者,記者介紹會場安排情況，明確攝影、攝像及采訪區(qū)域。
負責安排設置警戒線和維持秩序。
負責媒介記者的簽到及標識發(fā)放。
負責應邀嘉賓的接待工作，嘉賓簽到、配戴胸花、發(fā)放資料等。
保安指揮區(qū)分貴賓、嘉賓及其它車輛到指定地點停放整齊。
禮儀小姐迎賓,接待領導至簽到臺簽到、佩帶胸花，引至主席臺就座。
確認致辭、剪彩來賓到位情況，與主持人銜接。
09：30—09：38舞獅表演
迎賓隊伍引導嘉賓就位嘉賓區(qū)，舞獅隊表演。
09：38—09：40典禮開始
主持人上臺宣布開業(yè)典禮正式開始。
09：40—09：45介紹重要來賓
介紹參加開業(yè)慶典的領導名單，并請領導入座。
09：45—10：00領導致辭
10：00—10：05剪彩
開業(yè)剪彩儀式，主持人宣布剪彩嘉賓為學院開業(yè)剪彩并按下啟動臺，鳴放禮炮,xx電商學院廣州分院正式開業(yè)!
10：05—10：10點晴
領導為瑞獅點睛，瑞獅彩青。
10：10—10：28參觀學院領導
瑞獅引導領導嘉賓至學院內(nèi)參觀，禮儀小姐工裝整齊排列于學院電梯兩邊恭迎（同時廣場大舞臺上進行熱舞表演慶祝xx電商開業(yè)禮成!）。
10：28—10：40宣布喜訊
宣布“參加電商講座,有機會與xx共進午餐”的喜訊。
10：40—12：30新聞發(fā)布會及講座
新聞發(fā)布會及電商講座開始,邀請來賓移步新聞發(fā)布會場xx學院在講座入口處給每一位參加電商講座的觀眾發(fā)放一份表格，表格內(nèi)容包括賣家信息填寫表格/優(yōu)惠券/禮品領取券（付定金后送禮品）,參與者現(xiàn)場填寫表格放入抽獎箱,還可有機會中大獎
12：30—14：00中午休息
14：00—14：20宣布獲獎名單
現(xiàn)場暖場,宣布上午獲獎名單。
14：20—14：40電商診斷
宣告下午活動流程,電商診斷開始。
14：40—16：00診斷及抽獎
電商講座及電商開診;抽幸運大獎（客戶憑付費單參加抽獎，不管價格多少均可參與活動一次，幸運客戶可以獲得驚喜大獎）。
16：00—17：00大家都來猜猜
主持人念出客戶的名稱,讓大家猜這個賣家加入xx后業(yè)績提升百分之幾?其中猜得最接近將獲得禮品。
17：00—17：10講座結束
宣布明天進行xx午餐拍賣,拍得者可以與xx共進午餐。
二、活動排期
1、開業(yè)前十八天，確定主要事項:
①確定參加開業(yè)典禮的人員名單。
②舞臺就位的貴賓名單（含致辭等領導名單）。
③審定儀式有關項目內(nèi)容。
④宣傳資料準備工作,媒體的確定。
⑤媒體宣傳計劃內(nèi)容的審定。、
2、開業(yè)前十天，準備請柬及有關工作落實：
①由主辦單位寫請柬交領導辦蓋章。
②宣傳資料、展臺模型的印刷、制作等。
③禮品到位，員工培訓。
④擬定主持人、領導講話稿審查。
3、開業(yè)前一周，日程安排：
①分裝禮品和請柬并送達。
②檢查工作進度，落實日程安排，領導講話稿落實。
③現(xiàn)場用水、電及保衛(wèi)工作落實。
④與交警隊公安部門聯(lián)系有關事宜。
⑤現(xiàn)場的平整。
⑥媒體上對開業(yè)造勢及預熱活動。
4、開業(yè)前三天，現(xiàn)場布置：
①開始進場搭建舞臺等布置周邊環(huán)境。
②落實接待工作、現(xiàn)場茶水、領導休息處、停車場。
5、開業(yè)前一天，會場布置結束：
①除臨時項目外，其余項目要求全部到位。
6、開業(yè)當天，開業(yè)典禮實施。
三、活動現(xiàn)場功能區(qū)域分布
為讓本次開業(yè)典禮達到科學分工、合理布局、高效執(zhí)行的目的，保證本次活動順利進行及圓滿成功，在執(zhí)行過程當中我們將把整個會場分為幾個功能區(qū)域，具體內(nèi)容如下：
1、舞臺區(qū)：
①地點：園區(qū)廣場
②功能：開業(yè)典禮主要進行場地。
③配備：音響設備、舞臺效果設備、舞臺裝飾設備等。
2、貴賓、領導觀禮區(qū)：
①地點：舞臺正前方。
②功能：到場領導、嘉賓觀看區(qū)域。
③配備：禮儀小姐、安保人員。
3、員工及顧客觀禮區(qū)：
①地點：貴賓區(qū)后方。
②功能：員工及顧客觀看區(qū)域;
③配備：禮儀柱，現(xiàn)場工作協(xié)調(diào)人員。
4、現(xiàn)場總控臺：
①地點：舞臺一側。
②功能：監(jiān)控現(xiàn)場情況、協(xié)調(diào)現(xiàn)場工作、指揮活動進程。
③配備：桌椅、飲水、對講機及其他通訊設備。
5、禮儀隊伍表演及巡展區(qū)：
①地點：舞臺上及舞臺周邊。
②功能：所涉及禮儀表演人員表演區(qū)域。
③配備：工作人員。
6、現(xiàn)場接待/禮品發(fā)放區(qū)：
①地點：簽到處;
②功能：簽到、接待嘉賓，發(fā)放禮品。
③配備：簽到筆、胸花、禮儀小姐等。
7、來賓停車區(qū)：
①地點：停車場。
②功能：參與活動的所有車輛的臨時停放點。
③配備：標志牌、安保人員。
四、突發(fā)事件處理預案
1、電源故障：電源超負荷運轉(zhuǎn)導致停電預防辦法：專用電源1—2組活動前后全天供應,專派電工負責專用電源全天保證。
備注：在現(xiàn)場布置之前將各區(qū)域總電源準備好，策劃公司工程組提供電源量大小，xx學院工作人員提供協(xié)助,確保供電量及線路無誤。
2、下雨:預防辦法：搭建帳篷。
3、消防問題：預防辦法：消防人員隨時檢查對消防點（如火源點、電源接頭等），并作標記。;處理辦法：安排消防人員對現(xiàn)場火源點進行調(diào)查，如發(fā)生火災馬上在各通道緊急疏散人群。
備注：可安排119值勤點。
4、傷情問題：如現(xiàn)場人員，包括工作人員及觀眾出現(xiàn)因各種情況出現(xiàn)的傷情。預防辦法：常用藥品的準備，如創(chuàng)口貼、紅藥水等。
處理辦法：出現(xiàn)傷情對傷員進行現(xiàn)場救護，如嚴重者馬上將其送往急救中心搶救。
備注：可安排120救護點。
5、人流擁擠：預防辦法：在各個區(qū)域（停車區(qū)域、主席臺區(qū)域等）安排保安人員統(tǒng)一指揮，并事先設立多個疏散通道。
處理辦法：一旦出現(xiàn)擠場情況，各個區(qū)域的保安人員在該區(qū)域的多個疏散通道按序進行秩序維護。
備注：在各個區(qū)域盡量多設置秩序維護線，同時保安人員充足。
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